On May 6th 2018 Hepcats Copenhagen held it’s annual general assembly. Below you’ll find the minutes (Danish only).

1. Valg af dirigent

  • Benedikte Ballund blev valgt til dirigent.
  • Lars Tjærby Rasmussen blev valgt til referent.

 

2. Bestyrelsens beretning

Formanden redegjorde for årets aktiviteter:

  • Den årlige LHTA i Januar, med støtte fra Tuborg-fonden (tak til Lene for at skaffe støtten). Hannah var ansvarlig for det sammen med en lang række andre mennesker
  • Sunday Swing hver søndag i Kulturhuset Indre By. Arrangementet er gratis for alle, og alle (Stine Mosekjær som generelt ansvarlig, DJs og undervisere i intro). Den gratis intro en gang om måneden er i samarbejde med Kulturhuset Indre By.
  • Swing-arrangement på Café Retro (Daniel var ansvarlig)
  • Julefrokost (incl. live musik)
  • Kulturhavn – den store lørdagsfest sammen med Swingshoes og Ministry of Balboa
  • Støttearrangementer
  • Kultorvet til Jazzfestivalen (arrangeret af Katharina med støtte fra Nordea-fonden, igen tak til Lene Harmann som søgte om midler)
  • Dansens dag sammen med de andre swing-foreninger
  • Undervisning: Der var i løbet af 2017 udfordringer med at fylde klasserne op, bl.a. pga øget konkurrence generelt i Kbh. Særlig udfordringer med at fylde begynder-holdene. Derfor besluttedes det at lave et nyt system med ugentlige begynder-hold og tema-klasser.
  • Underviserne arbejder gratis og frivilligt (de får dog en mindre godtgørelse af udgifter til tøjvask, internet med mere)
  • Bestyrelsens arbejde: Har bl.a. arbejdet med en ny hjemmeside. Det var en lang proces med mange ændringer (særlig udfordringer ift dankort-betalinger). Søren og Hannah var i høj grad drivkraft for dette.
    Der har været arbejdet med at skaffe midler fra fonde. Dette har Lene i høj grad været drivkraft for.
    Ny undervisningsstruktur; det er bestyrelsen, der sætter rammerne, mens det er underviserne, der udfylder dem.
    Generelt samarbejde med andre relaterede foreninger.
    Skattefri godtgørelse til bestyrelsen (alle beløb er faste og fastsat af SKAT, lige som godtgørelsen til underviserne)
  • WildCats – arrangementer, hvor bestyrelsen støtter med promovering og evt. som ”kautionister”:
    MovieCats på Huset, som Daniel stod for.
    Samarbejde med Vinhanen om et mere social set-up, som Anastasia stod for.

Beretningen blev godkendt.

 

3. Regnskab

Hannah gennemgik regnskabet:

  • Samlet underskud på ca. 19.000 kr. Budgetteret underskud på 35.000 kr.
  • Der var spørgsmål om niveauet for tilmeldinger i 17/18 ift tidligere år, som Hannah redegjorde for.
  • Kommentar fra revisor: meget grundigt og gennemarbejdet regnskab.

Regnskabet blev godkendt med akklamation.

 

4. Budget 2018

Hannah gennemgik budgettet for 2018:

  • Der forventes bl.a., at der kommer større indtægter på medlemskaber og torsdagsklasser end i 2017.
  • Der er budgetteret med – worst case – underskud på 46.000 kr.
  • Forslag fra Sune om at sætte en engangsudgift ind til et firma, der kan lave søgeords-optimering. Dette skal samtænkes med en dansk version af hjemmesiden.
  • Der var – i.f.t. budgettet – enighed om, at den kommende bestyrelse skal finde midler til en forbedring af bl.a. søgeresultater.
  • Sune og Lars meldte sig til – i givet fald – at være med til at være med til at lave danske tekster til hjemmesiden.

 

5. Indkomne forslag

Forslag fra bestyrelsen:

  • Der tilføjes en paragraf 11c:
    For foreningen er formanden og kassereren i fællesskab tegningsberettigede. Dog er kassereren tegningsberettiget alene for beløb under 10.000 danske kroner. For beløb over 10.000 danske kroner skal formanden og kassereren i fællesskab underskrive eller på anden måde godkende.
    Forslaget blev enstemmigt vedtaget.

 

6. Fastlæggelse af kontingent

  • Er stadig 50 kr.
  • Blev godkendt.

 

7. Valg af formand, kasserer, bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

  • Formand: Benedikte Ballund blev valgt
  • Kasserer: Isabella Schwan blev valgt
  • Bestyrelsesmedlemmer:
    Stine Mosekjær blev genvalgt
    Martin Lasthein blev valgt
  • Suppleanter:
    Lene Wagner Hartmann blev genvalgt
    Lasse Wiberg Rasmussen blev valgt

 

8. Valg af revisor og suppleant

  • Revisor:
    Sune Lilbæk blev genvalgt
  • Revisorsuppleant:
    Hakon Mosbech blev valgt.

 

9. Eventuelt

  • Sune nævnte muligheden for fx at opfordre folk til at købe medlemskab i.f.m. Sunday Swing, hvis man er en fast bruger af det.
    Dette vil bestyrelsen se på.
  • Danse-event på Kultorvet under Jazzfestivalen:
    Lene vil gerne være ansvarlig for at arrangere et planlægningsmøde.
    Lasse vil gerne være en del af en planlægningsgruppe.
  • Kulturhavn 2018:
    Der er behov for en koordinator for festen lørdag aften i.f.m. Kulturhavn. Til en start skal en planlægningsgruppe etableres. Benedikte tager ansvaret for at etablere gruppen.
    Katarina, Hannah og Stine var alle interesserede i at deltage.
  • Frivilligt arbejde:
    Bestyrelsen opfordrede til at sige til, hvis man har lyst til at bidrage.
  • Let Loose:
    Katharina orienterede om den nye internationale workshop, der løber af stablen i januar 2018 under navnet ”Let Loose”.
  • Dirigenten takkede den afgående formand og kasserer for indsatsen.
  • Dirigenten sluttede generalforsamlingen med at takke de fremmødte og for god ro og orden.